Jeżeli kontrahent nie płaci dobrowolnie należności, pierwszym działaniem podejmowanym w celu jej wyegzekwowania jest wysłanie wezwania do zapłaty. Jakie elementy powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Wskazanie podstawy żądania
Podstawowym elementem wezwania do zapłaty jest sprecyzowanie okoliczności, z których wynika obowiązek zapłaty. Adresat wezwania musi wiedzieć, dlaczego żąda się od niego zapłaty.
Podstawą żądania może być np. zawarta umowa lub inne zdarzenie (np. wyrządzenie szkody).
Żądania nie uzasadnia sam fakt wystawienia faktury kontrahentowi. Podstawą wystawienia faktury VAT jest bowiem umowa zawarta między stronami (z której wynika dostawa towaru lub świadczenie usług). To z tej umowy (a nie z faktury) wynika obowiązek zapłaty. Faktura jedynie potwierdza ten obowiązek na potrzeby rozliczenia podatku od towarów i usług.
W treści wezwania nie trzeba natomiast określać podstawy prawnej żądania przez wskazanie konkretnych przepisów prawa. W niektórych przypadkach warto to jednak zrobić. Warto określić podstawę prawną żądania w szczególności wówczas, gdy potencjalnie mogą to być różne tytuły prawne.
Określenie wysokości dochodzonej kwoty
Drugim kluczowym elementem wezwania do zapłaty jest jednoznaczne określenie wysokości żądanej kwoty. Kwota ta nie musi być podana w polskiej walucie. Może to być inna waluta, jeżeli strony w umowie zastrzegły możliwość zapłaty wyłącznie w tej walucie (art. 358 § 1 Kodeksu cywilnego).
Określenie terminu zapłaty
Wezwanie do zapłaty jest wysyłane albo po upływie terminu płatności, albo w sytuacji gdy termin płatności nie został przez strony jednoznacznie ustalony.
Szczególnie w tym drugim przypadku istotne jest wyznaczenie w treści wezwania jednoznacznego terminu zapłaty. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem (chociaż możliwe są też inne) jest wyznaczanie określonej ilości dni liczonych od dnia doręczenia wezwania. Określenie daty doręczenia wezwania nie wymaga jego wysłania za potwierdzeniem odbioru. Datę tą można zweryfikować on-line również w przypadku listu poleconego bez potwierdzenia odbioru.
Określenie sposobu zapłaty
We wezwaniu do zapłaty warto wskazać sposób w jaki należność powinna być uiszczona. Najczęściej jest to przelew na rachunek bankowy. Numer najlepiej wpisać do treści wezwania. Jeżeli strony wcześniej uzgodniły sposób zapłaty, zapłata powinna co do zasady nastąpić w uzgodnionej wspólnie formie.
Żądanie zapłaty odsetek
W wezwaniu obok żądania zapłaty kwoty głównej można też domagać się zapłaty odsetek za opóźnienie w płatności. Jeżeli termin płatności już upłynął, warto jednoznacznie określić datę, od której liczone będą odsetki. W tym celu konieczne jest określenie daty wymagalności roszczenia.
Ogólne reguły naliczania odsetek za opóźnienie określają przepisy Kodeksu cywilnego (art. 359, 360, 481, art. 482 Kodeksu cywilnego). Strony mogą w pewnych granicach określić własne reguły naliczania odsetek, w tym ich wysokość. W takim wypadku żądanie zapłaty odsetek powinno być sformułowane zgodnie z warunkami umowy, ale z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów m. in. Kodeksu cywilnego. Bywa bowiem tak, że umowy zawierają postanowienia sprzeczne z przepisami (np. określają zbyt wysoką kwotę odsetek). Wówczas podlegają one odpowiedniej modyfikacji.
Jeżeli dochodzona zaległość wynika z transakcji między przedsiębiorcami (B2B), wówczas szczególne przepisy określają szczególne zasady ustalania odsetek za opóźnienie. Przepisy te zawarte są w ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych).
Zasygnalizowanie możliwości zawarcia ugody
W przypadkach, w których żądana kwota jest sporna, warto zasygnalizować swojemu kontrahentowi gotowość do ustalenia ewentualnych warunków ugody. Ugoda – nawet jeżeli wiązałaby się z rezygnacją z części należnej kwoty – bardzo często jest bardziej opłacalna niż prowadzenie długotrwałego i skomplikowanego procesu sądowego. Tym bardziej, że obiektywnie wynik procesu sądowego najczęściej nie jest w 100% pewny.
Jak wysłać wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty najlepiej wysłać listem poleconym. W większości przypadków nie jest konieczne wysyłanie tego pisma za potwierdzeniem odbioru (są jednak wyjątki).
Wezwanie do zapłaty może być też wysłane drogą elektroniczną. Jest to zasadne szczególnie wówczas, gdy strony w związku z realizacją umowy stale komunikują się w ten sposób. W niektórych sytuacjach wezwanie do zapłaty należy jednak sporządzić w formie tradycyjnej, tj. pisemnej.
Kancelaria Adwokata Michała Stawińskiego oferuje usługi prawne w zakresie egzekwowania równego rodzaju należności pieniężnych (wynagrodzenia, odszkodowania, zadośćuczynienia itp.). Usługi prawne świadczone są m. in. na terenie Wrocławia i w okolicach. Jeżeli jesteś zainteresowany, skontaktuj się bezpośrednio telefonicznie (tel. 796 230 136) lub przy pomocy formularza kontaktowego.
