Wielu przedsiębiorców decyduje się na rozpoczęcie działalności polegającej na prowadzeniu sklepu internetowego i sprzedaży towarów do osób fizycznych z różnych krajów Unii Europejskiej. W celu uniknięcia konieczności rejestrowania się dla celów VAT na terytorium każdego z państw, do których wysyłane są towary, unijny system VAT przewiduje specjalny mechanizm w ramach tzw. „sprzedaży wysyłkowej”.

Czym jest sprzedaż wysyłkowa?

Definicję sprzedaży wysyłkowej zawiera art. 2 ust. 1 pkt 23 ustawy o VAT, zgodnie z którym jest to dostawa towarów:

• wysyłanych lub transportowanych z terytorium kraju przez podatnika VAT
• na terytorium innego państwa członkowskiego
• dokonana na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem podatku od wartości oddanej (lub podmiotu, który nie miał obowiązku rozpoznania WNT przy nabyciu).

Klasycznym przykładem sprzedaży wysyłkowej będzie sprzedaż na rzecz osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami.

Przepisów o sprzedaży wysyłkowej nie stosuje się jednak w przypadku:

• wyrobów akcyzowych (w ich przypadku zawsze miejscem dostawy, a więc i opodatkowania, będzie terytorium kraju docelowego),
• nowych środków transportu,
• towarów, które są instalowane lub montowane z próbnym uruchomieniem, lub bez niego, przez dokonującego ich dostawy lub przez podmiot działający na jego rzecz,
• towarów opodatkowanych według zasad określonych w art. 120 ust. 4 i 5 (towary używane, dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie lub antyki opodatkowane od marży).

Limity sprzedaży

Każde państwo członkowskie posiada ustalony limit wartości sprzedaży wysyłkowej, po którego przekroczeniu sprzedaż będzie opodatkowana w kraju nabywcy, z zastosowaniem stawki lokalnej. 

Natomiast do momentu przekroczenia limitu sprzedaż opodatkowana jest w Polsce. Podatnicy mają jednak możliwość wyboru opodatkowania na terytorium państwa przeznaczenia już od pierwszej dostawy wysyłkowej, po uprzednim zawiadomieniu naczelnika US. Zawiadomienia należy dokonać pisemnie co najmniej na 30 dni przed datą dostawy, począwszy od której podatnik chce skorzystać z opcji opodatkowania na terytorium państwa przeznaczenia.

Dokumenty potwierdzające

W przypadku opodatkowania sprzedaży na terytorium kraju przeznaczenia, niezależnie od tego czy nastąpi to w związku z wyborem podatnika, czy przekroczeniem limitu, fakt dostarczenia towaru do klienta w kraju docelowym musi zostać potwierdzony odpowiednimi dokumentami (ma to na celu uniknięcie sytuacji, w której podatek nie zostanie zapłacony ani w Polsce ani w kraju odbiorcy). 

Wymagane dokumenty, które łącznie powinny potwierdzać dostarczenie towaru do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego przeznaczenia wymienia art. 23 ust. 14 ustawy o VAT. Są to:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju – w przypadku, gdy przewóz towarów zlecany jest przewoźnikowi przez podatnika;
• dokumenty potwierdzające odbiór towarów poza terytorium kraju.

W przypadku gdy powyższe dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy możliwe jest posłużenie się dowodami uzupełniającymi, potwierdzającymi, że nastąpiła dostawa towarów na terytorium innego państwa (art. 23 ust. 15), w szczególności:

• korespondencją handlową z nabywcą, w tym jego zamówieniem,
• potwierdzeniem zapłaty za towar.

W przypadku braku otrzymania dokumentów do upływu terminu złożenia deklaracji za następny okres rozliczeniowy po okresie, w którym nastąpiła sprzedaż, podatnik musi opodatkować dostawę stawką krajową i wykazać ją w polskiej deklaracji za ten następny okres (niezależnie od opodatkowania tej samej sprzedaży na terytorium państwa przeznaczenia). Zatem czas oczekiwania na dokumenty wynosi dwa okresy rozliczeniowe – późniejsze ich otrzymanie będzie umożliwiało jednak korektę podatku należnego „na bieżąco”, w okresie otrzymania dokumentów.

Sprzedaż wysyłkową, należy udokumentować fakturą, nawet jeżeli dokonywana jest ona na rzecz klienta będącego konsumentem. Zgodnie z obowiązującym stanowiskiem fiskusa sprzedaży wysyłkowej opodatkowanej na terytorium innego kraju członkowskiego nie należy wykazywać w polu 11 deklaracji VAT-7 Dostawa towarów i świadczenie usług poza terytorium kraju. Podatnik jednak zachowuje prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia towarów, będących później przedmiotem sprzedaży wysyłkowej (takie stanowisko można znaleźć przykładowo w interpretacji z 19 kwietnia 2018 r., 0114-KDIP1-2.4012.80.2018.2.RM).