Wielu przedsiębiorców w wykonywanej działalności gospodarczej nabywa różnego rodzaju oprogramowanie dla celów działalności gospodarczej – są to przykładowo systemy księgowe, pakiety programów do podstawowej obsługi firmy. Należy jednak pamiętać, że podatkowe rozliczenie kosztów nabycia oprogramowania nie będzie jednakowe we wszystkich przypadkach.

Kiedy nabyte oprogramowanie podlega amortyzacji?

Co do zasady nabyte od innego podmiotu oprogramowanie może stanowić wartość niematerialną i prawną (WNiP) podlegającą amortyzacji podatkowej, jeżeli:

• korzystanie z oprogramowania odbywa się wskutek udzielenia licencji,
• której przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok, 
• przeznaczonej na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• nadającej się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania.

W takim przypadku opłaty licencyjne będą składały się na wartość początkową WNiP w postaci licencji, która następnie podlegać będzie amortyzacji. Jednak decydujące znaczenie w celu określenia czy dane oprogramowanie podlegać będzie amortyzacji ma ustalenie zakresu korzystania z oprogramowania. Zgodnie z obowiązującym stanowiskiem fiskusa amortyzacji podlega tylko taka licencja, w której korzystanie z programu obejmuje pola eksploatacji wykraczające poza zakres, o którym mowa w art. 75 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych., zatem przykładowo, jeżeli wiąże się ono z uprawnieniem do modyfikacji oprogramowania przez licencjobiorcę lub do udzielenia przez niego sublicencji (interpretacja 0114-KDIP2-2.4010.113.2017.1.SO).

Cena za licencję nie zawsze jest znana na moment uruchomienia oprogramowania

Warto zwrócić uwagę, że nawet w przypadku licencji podlegającej co do zasady amortyzacji może się okazać, że opłaty licencyjne nie będą zaliczane do KUP w postaci odpisów amortyzacyjnych. 

Stanie się tak gdy wysokość opłat licencyjnych uzależniona będzie od przyszłych obrotów korzystającego z licencji (o czym stanowi wprost art. 16g ust.14 ustawy o CIT), ale także gdy inny sposób kalkulacji opłat licencyjnych sprawi, że kwota żadnej z nich nie będzie znana w momencie przyjęcia licencji do używania. W konsekwencji nie będzie możliwe ustalenie ceny nabycia, a co za tym idzie, wartości początkowej licencji, od której można by dokonywać odpisów amortyzacyjnych. W takiej sytuacji organy podatkowe i sądy przyjmują, że prawidłowym sposobem rozliczenia wydatków na zakup oprogramowania będzie ujęcie opłat licencyjnych bezpośrednio w kosztach w momencie ich poniesienia. 

Zgodnie z art.16g ust.3 u.p.d.o.p. za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej lub prawnej do używania (…). Koszty, mające wpływ na wartość początkową, muszą być zatem poniesione (lub choćby należne zbywcy) do dnia przekazania środka trwałego (wartości niematerialnych i prawnych) do używania. (II FSK 4005/13 – Wyrok NSA).

W przypadku gdy nabyta licencja nie będzie podlegała amortyzacji, wydatki na opłaty licencyjne należy zaliczyć na zasadach ogólnych bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Opłaty za wdrożenie oprogramowania

Z nabyciem licencji na oprogramowanie niejednokrotnie wiąże się także nabycie usługi wdrożenia tego oprogramowania, czyli jego instalacji i dostosowania do potrzeb konkretnej firmy. Za takie usługi naliczane są dodatkowe opłaty, których ujęcie w kosztach zależy od dwóch czynników – czy mamy do czynienia z licencją podlegającą amortyzacji, czy też nie, oraz od tego, czy opłaty wdrożeniowe były już naliczone w momencie przyjęcia licencji do używania.

Wynika to z przepisów ustaw o podatku dochodowym, które dopuszczają doliczenie do wartości początkowej także kosztów związanych z nabyciem WNiP. Zgodnie z art. 16g ust. 3 ustawy o CIT za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych (…).

Zatem możliwe są następujące przypadki:

1. w przypadku amortyzacji licencji:
   1. opłaty wdrożeniowe naliczone do dnia przyjęcia licencji do używania będą mogły być doliczone do jej wartości początkowej i podlegać amortyzacji,
   2. opłaty wdrożeniowe naliczone po dniu przyjęcia licencji do używania nie będą wliczane do wartości początkowej licencji, a zatem będą stanowiły koszty pośrednie.
2. w przypadku oprogramowania niepodlegającego amortyzacji opłaty wdrożeniowe będą stanowić koszty pośrednie działalności.